Cockpit pour les exposants et les sponsors
Toutes les informations importantes, les dates et les liens en un coup d'œil pour se préparer au mieux à une participation réussie.
VUE D'ENSEMBLE
I. INFORMATIONS GÉNÉRALES
II. SOUMISSION DES DONNÉES
III. SERVICES DE MARKETING
IV. PLATE-FORME D'ÉVÉNEMENTS VIRTUELS
V. INFORMATIONS POUR LES EXPOSANTS
I. INFORMATIONS GÉNÉRALES
Aviation Forum 2025 - Conférence et exposition
Date : Mercredi 10 décembre - Jeudi 11 décembre 2025
Lieu : CCH - Centre de congrès de Hambourg, Congresspl. 1, 20355 Hambourg, Allemagne
Organisateur : IPM AG
HEURES D'OUVERTURE
Exposition :
10 décembre 2025, 08.00 - 18.00 CET
11 décembre 2025, 08.00 - 15.20 CET
Programme de la conférence :
10 décembre 2025, 09.00 - 18.00 CET
11 décembre 2025, 09.00 - 15.20 CET
Réception au champagne et dîner de gala :
10 décembre 2025, 18.00 - 22.00 CET
Conditions générales et particulières de participation
Veuillez prendre connaissance de nos conditions générales et particulières de participation. Vous pouvez les télécharger ici:
BILLETS
Tous les billets comprennent l'accès au programme de la conférence et une restauration complète.
Il n'y a pas de laissez-passer spéciaux pour les exposants ni de laissez-passer pour le personnel du stand ou les partenaires de service. Pendant le montage et le démontage, vous aurez accès à l'exposition en présentant votre carte de visite.
Une fois l'inscription réussie, les participants recevront une confirmation par e-mail. Aucun billet physique ou électronique ne sera envoyé à l'avance.
Billets standard pour votre équipe
Le nombre de participants que vous pouvez inscrire dépend de la formule d'exposition ou de parrainage que vous avez réservée et est indiqué dans la description des services de votre contrat.
Vous avez reçu par e-mail le code promotionnel pour vos billets gratuits. Veuillez noter que vous devez enregistrer chaque participant séparément avec le code fourni.
Inscrivez vos participants gratuits en cliquant sur le lien ci-dessous :
Billets supplémentaires pour votre équipe
Pour les inscriptions supplémentaires dépassant le contingent gratuit inclus dans votre forfait, veuillez utiliser le code promotionnel de 30% AFOASPPLUS25 à l'adresse suivante https://www.aviation-forum.com/tickets
Enregistrement
À leur arrivée, tous les participants recevront leur badge nominatif au bureau d'inscription, soit en présentant leur code QR qui leur sera envoyé par courriel environ une semaine avant l'événement, soit en présentant leur pièce d'identité.
Le bureau d'inscription est ouvert comme suit :
09 décembre 2025, 16.00 - 20.00 CET ( pré-enregistrement)
10 décembre 2025, 07.30 - 18.00 CET
11 décembre 2025, 07.30 - 15.20 CET
Billets pour vos invités
Pour vos invitations de visiteurs, nous offrons également une réduction de 30% sur les billets physiques.
Transmettez à vos clients le lien vers notre billetterie https://www.aviation-forum.com/tickets.
Code promotionnel AFOPREMIUM25 doit être saisi lors de la première étape du processus d'inscription pour bénéficier de la réduction.
RÉSERVATION DE CHAMBRES
Trouvez une chambre d'hôtel de qualité supérieure pour votre séjour à Hambourg.
Veuillez réserver vos chambres à l'avance en utilisant le lien de réservation ci-dessous. Nous ne pouvons pas garantir la disponibilité !
INFO VOYAGES
Le CCH - Congress Center Hamburg est idéalement situé dans le centre-ville. La gare ferroviaire de Dammtor et plusieurs autres stations et arrêts du système de transport public se trouvent à une distance de 100 à 500 mètres.
Adresse :
CCH - Congress Center Hamburg
Congressplatz 1
20355 Hamburg
Allemagne
II. SOUMISSION DES DONNÉES
LOGO ET PROFIL DE L'ENTREPRISE
Veuillez soumettre votre demande directement après votre inscription.
Ces informations sont nécessaires pour faire figurer votre logo sur le site web et pour la configuration initiale de votre profil dans la plateforme d'événements virtuels.
Formats requis :
eps avec polices intégrées/converties pour l'impression
png, svg ou jpg pour les appareils numériques
(format png ou svg avec fond transparent de préférence)
PUBLICITÉ NUMÉRIQUE
Si vous avez réservé une annonce publicitaire, veuillez l'envoyer par :
27 novembre 2025
Exigences :
Format : 16:9 (au moins 1920*1080 pixels)
Schéma de couleurs : RVB
Langue : Anglais
Qualité : haute résolution (min. 150 dpi)
III. SERVICES DE MARKETING
LOGO DE L'ÉVÉNEMENT
Cliquez sur l'image pour télécharger le logo de l'événement sous forme de fichier zip (y compris les versions blanche et transparente et les fichiers eps).
PHOTOS DE L'ÉVÉNEMENT
Téléchargez divers graphiques de l'événement pour votre travail de marketing.
PAGE D'INVITATION POUR VOS INVITÉS
Nous pouvons créer une page d'atterrissage avec votre logo pour vos invitations de visiteurs (service gratuit).
Utilisez cette page pour inviter vos clients et votre réseau - via la newsletter, vos canaux de médias sociaux ou votre site web.
Pour vos invités, une inscription virtuelle gratuite ou une inscription avec une réduction de 30% sur les billets physiques est disponible ici !
BANNIÈRES POUR LES MÉDIAS SOCIAUX (À CONFIRMER)
RÉSUMÉ DE L'ÉVÉNEMENT
Tout en un coup d'œil pour votre communication : faits marquants, modules de texte, liens, etc.
Faites la promotion de votre participation dans les médias sociaux avec nos bannières.
Veuillez toujours mentionner #aviationforum #afo et @Aviation Forum ou un lien vers https://www.aviation-forum.com/
Cliquez sur l'image pour télécharger
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Créez votre bannière personnelle avec votre photo
BANNIÈRES DE SITE WEB (À CONFIRMER)
Cliquez sur l'image pour télécharger
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BANNIÈRES ÉLECTRONIQUES (À CONFIRMER)
Cliquez sur l'image pour télécharger
600x100px
IV. PLATE-FORME D'ÉVÉNEMENTS VIRTUELS
Le Aviation Forum se tiendra sous la forme d'un événement hybride.se tiendra sous la forme d'un événement hybride. La plateforme virtuelle de l'événement sera mise en ligne le 26 novembre 2025.
Toutes les formules de parrainage et d'exposition comprennent un profil d'exposition virtuel. Vous recevrez vos données de connexion par courriel le 26 novembre.
Ce qu'il faut faire lorsque la plateforme sera en ligne (26 novembre 2025) :
Complétez le profil de votre entreprise avec des vidéos, des PDF, du texte et ajoutez des produits.
Créez votre équipe : Affectez des collègues à l'équipe de votre entreprise virtuelle et complétez votre profil personnel.
Étudiez la liste des participants, commencez à travailler en réseau et organisez des réunions sur place ou des appels vidéo pour les jours de la conférence.
Pendant la conférence :
Soyez actif et vérifiez vos leads entrants !
Après la conférence :
La plateforme reste ouverte aux chats jusqu'au 31 décembre 2025, 00h00 CET.
Exportez vos prospects et assurez un suivi avant la fermeture de la plateforme.
La plateforme offre les caractéristiques suivantes :
Retransmission en direct du programme de la conférence (piste principale) avec des questions et des sondages en direct
Exposition virtuelle et recherche de produits
Matchmaking basé sur l'IA
Chats avec d'autres participants
Planifier des réunions B2B (appels vidéo ou réunions sur place)
Appels vidéo via la plateforme
Sessions de Speednetworking en ligne
Mise en réseau et mise en relation
Tous les participants auront accès à la plateforme virtuelle. Ils seront présentés comme physiques/hybrides ou virtuels.
Ainsi, tous les participants de votre entreprise, comme le personnel de votre stand, auront automatiquement accès à la plateforme et vous pourrez les affecter à l'équipe de votre entreprise.
Pour les personnes présentes physiquement, il peut être difficile d'observer la plateforme virtuelle et de participer aux appels vidéo. C'est pourquoi nous conseillons d'ajouter également des membres de l'équipe virtuelle qui participent à la conférence à distance (gratuitement).
Les membres de l'équipe virtuelle ne doivent pas nécessairement être disponibles 24 heures sur 24 tous les jours de la conférence, car la disponibilité des rendez-vous peut être définie individuellement via la plateforme.
Tous les membres de votre équipe génèrent des leads pour votre entreprise.
Le logiciel alimenté par l'IA aide votre équipe à nouer des contacts en face à face sur place et vous met également en relation avec des participants virtuels.
Génération de leads
Les contacts qui s'intéressent à votre entreprise sont affichés sur la page de l'équipe de votre entreprise. Ces "Live Inbound Leads" comprennent les visiteurs de votre stand d'exposition virtuel, les personnes intéressées par vos produits ou votre équipe et, si vous avez un créneau d'orateur, les visiteurs de votre "session sponsorisée".
En outre, nous recommandons un filtrage proactif de la liste des participants, à l'aide des filtres de la plateforme et de l'organisation de réunions (en ligne et sur place).
Une fois que vous avez établi un réseau avec un prospect, vous pouvez exporter les détails après la conférence. En fonction des paramètres choisis par les personnes, vous obtiendrez leur nom, le nom de leur entreprise, leur numéro de téléphone et leur adresse électronique.
V. INFORMATIONS POUR LES EXPOSANTS
VOTRE STAND D'EXPOSITION
Vous pouvez prendre la position de votre stand ainsi que votre numéro de stand à partir du plan d'étage fourni ci-dessous.
Vous trouverez les dimensions de votre stand dans votre contrat. Les mesures (largeur x profondeur) sont communiquées séparément.
ÉQUIPEMENT DE BASE
Nous fournissons à chaque exposant l'espace de stand réservé y compris la construction du stand telle qu'illustrée (parois latérales et arrière blanches), le panneau d'identification et l'alimentation électrique. Les parois latérales de base ont une profondeur de 0,5 m.
L'espace d'exposition est équipé de parquet. Le mobilier de location n'est n'est pas inclus dans les forfaits d'exposition.
L'exposant peut soit apporter son propre matériel, soit commander d'autres services auprès de nos partenaires de services mentionnés ci-dessous ou d'un prestataire de services de son choix.
Si l'exposant souhaite construire son propre stand, il doit en informer à l'avance l'organisateur et le constructeur de stand cubicworx. En outre, l'exposant doit s'assurer que les directives techniques et les règles spéciales de construction de stand sont respectées et fournir un croquis du stand.
Exemple - cabine de 9 m² avec cloisons de séparation et équipement supplémentaire.
AUTRES SERVICES
D'autres services pour votre stand peuvent être obtenus auprès de notre partenaire cubicworx pour la construction de votre stand :
cubicworx GmbH
cubicworx Congress Team
kongress@cubicworx.de
Phone +49 351 40752255
Mobilier, graphisme et éclairage
Nous vous recommandons vivement de réserver des éclairages et des graphiques pour mettre en valeur votre stand !
Prix réduits jusqu'au :
13 novembre 2025
WiFi, LAN et services informatiques
Le Wi-Fi gratuit (réseau public) est disponible dans la zone de conférence et d'exposition. Le Wi-Fi à haut débit ou une connexion LAN pour votre stand d'exposition ainsi que d'autres installations de communication / services informatiques peuvent être commandés auprès de cubicworx.
Approvisionnement en électricité
L'alimentation électrique standard (230 V, 3 KW) pour votre stand est inclus dans les forfaits de l'exposition.
Des solutions d'alimentation spéciales (telles qu'une puissance plus élevée ou un courant continu) peuvent être commandées auprès de cubicworx.
Nettoyage des stands et élimination des déchets
La zone de l'événement est nettoyée tous les soirs, sans toutefois que les stands soient nettoyés séparément. L'exposant est responsable de la propreté de son stand. Le nettoyage doit être terminé avant le début de l'événement. Des solutions de nettoyage spéciales peuvent être commandées, veuillez contacter cubicworx (kongress@cubicworx.de).
L'exposant est tenu d'éviter les déchets et de se conformer au concept d'élimination de l'organisateur. Pendant le montage et le démontage, des poubelles pour les déchets et le carton seront mises à disposition. Si l'exposant a laissé des déchets ou d'autres objets sur place, l'organisateur est en droit de les faire enlever aux frais de l'exposant.
Lignes directrices techniques
Veuillez prendre connaissance des directives techniques du CCH Hamburg.
Expositions
Si vous souhaitez exposer de plus grandes pièces, veuillez contacter notre constructeur de stands cubicworx (kongress@cubicworx.de), en joignant une fiche technique de l'objet exposé (taille, poids, caractéristiques spéciales).
Présentation du plan du stand
Si vous n'utilisez pas le système de construction inclus dans votre package et que vous ne réservez pas la construction de votre stand via cubicworx, vous devez envoyer un croquis de votre projet de stand d'exposition à notre constructeur de stand cubicworx: standplan@cubicworx.de.
Date limite de soumission :
13 novembre 2025
Règles de construction particulières
Les concepts de stands ouverts sont généralement préférés. Si vous apportez votre propre stand, le mètre avant de la zone de stand ne doit pas être fermé par un mur de stand, mais utilisé pour des tables de bar, des objets exposés, etc. Les parois latérales doivent être raccourcies en conséquence. Toute solution différente doit être convenue avec l'organisateur.
Le croquis doit contenir les éléments suivants :
Poids de l'ensemble de la construction
Poids par point
Type de suspension (p. ex. treillis, bannière)
Hauteur
Stands voisins, y compris les numéros de stand
Dessin des allées
Equipement
En outre, nous avons besoin d'une vue de votre stand. Sur la base des documents mentionnés, nous obtiendrons un permis de construire pour votre stand auprès de la Messe Munich. Dans le cas contraire, nous ne pouvons pas garantir une installation sans heurts.
Montage et démontage
Assemblée :
09 décembre 2025, 17.00 - 20.00 CET
10 décembre 2025, 07.00 - 08.00 CET
Démontage:
11 décembre 2025, 15.30 - 21.00 CET
Accès, chargement et déchargement
Pendant le montage et le démontage, les exposants auront accès à la zone d'exposition en présentant la carte de visite de leur entreprise.
Les partenaires de service sont tenus de présenter leur carte d'identité/carte de visite et la confirmation de la commande.
Veuillez informer vos constructeurs de stands ou vos logisticiens si nécessaire :
L'accès à la zone d'exposition n'est pas possible avant 17h00 CET le 09 décembre 2025.
Tous les véhicules de livraison doivent être retirés du site de l'événement avant la fin de l'heure de montage. Les véhicules qui se trouvent encore sur le site de l'événement après les heures mentionnées peuvent être enlevés par l'organisateur aux risques et aux frais de l'exposant concerné.
Pour les petites livraisons, veuillez accéder directement par le parking adjacent.
Vous pouvez consulter le guide du trafic ici.
En raison du calendrier serré de l'événement au CCH Hamburg, les temps de montage et de démontage sont très limités. Il peut y avoir des temps d'attente et des obstacles, en particulier pendant le montage. Veuillez en tenir compte dans votre planification !
Le démontage des stands commencera le 11 décembre 2025, immédiatement après la fin de l'événement à 15h30 CET. Il n'est pas permis de commencer le démontage plus tôt.
Partenaire logistique officiel
Notre partenaire officiel pour les services logistiques autour de votre stand, pour un transport, une manutention et un stockage fiables, est.. :
DB Schenker
Ralf Hermanns
Téléphone : +49 511 87005-100 Mobile : +49 151 17422168
Courriel : Ralf.hermanns@dbschenker.com
Date limite de commande :
24 novembre 2025
Stockage de caisses/conteneurs vides
Notre partenaire logistique Schenker Deutschland AG propose des services logistiques aux exposants. Schenker assure la fiabilité du transport et de la manutention des marchandises, tout en répondant à vos besoins individuels. Pour que vos marchandises soient livrées à temps sur le stand, Schenker vous demande de vous inscrire au plus tard 15 jours avant le début de l'événement. Schenker stocke également votre matériel d'emballage vide pendant la durée de l'événement.
Expédition de retour
Notre partenaire logistique Schenker Deutschland AG vous soutiendra également après la conférence et pourra vous renvoyer votre matériel. Veuillez organiser votre retour directement avec l'équipe de Schenker. Veuillez noter que nous ne pouvons pas renvoyer de matériel.
Restauration et soirée
Tout au long de l'événement, une restauration comprenant des boissons non alcoolisées, du café, un buffet de déjeuner et des pauses café sera proposée à tous les participants et exposants. Les espaces de restauration sont situés à l'intérieur de l'exposition afin d'intensifier le travail en réseau.
Il n'est pas permis d'apporter sa propre nourriture et ses propres boissons.
Le 10 décembre 2025, juste après la fin de la première journée de conférence, une réception en soirée et un dîner de gala seront organisés dans la zone d'exposition. L'accès est inclus dans le billet "premium" et "all access". Veuillez vous inscrire à l'événement du soir lors de la procédure d'inscription.
Fonctionnement du stand et présence du personnel
Les exposants inscrits sont tenus de participer à l'événement et de mettre leur stand en service à temps. Pendant la manifestation, en particulier pendant les pauses, le stand doit être correctement équipé et pourvu en personnel.
À certains moments, par exemple lorsque des ateliers sont organisés, le trafic dans la zone d'exposition devrait être moins important. Par conséquent, il n'est peut-être pas nécessaire d'être présent en permanence sur votre stand d'exposition. Laissez à vos collègues le soin de décider quand être présent au stand et quand profiter du programme de la conférence.
Sécurité et assurance
L'entrée et la sortie de l'exposition sont contrôlées par la sécurité. Veuillez noter qu'il n'y a pas de gardiennage des stands individuels le soir et la nuit. Chaque exposant est responsable de la sécurité de son stand.
L'organisateur n'assume aucune responsabilité pour les objets et valeurs apportés par l'exposant, ses employés ou ses agents. L'exposant est responsable de son propre équipement de stand et de ses objets exposés. Nous recommandons une couverture d'assurance suffisante.
Tout dommage causé au lieu de la conférence par les exposants ou leurs agents sur les lieux, qu'il s'agisse de bâtiments ou d'installations, sera réparé à la fin de la manifestation aux frais de l'auteur du dommage.
Activités commerciales
Les activités commerciales, la distribution de prospectus ou l'installation de panneaux publicitaires à l'extérieur du stand ne sont pas autorisées. Des exceptions peuvent être autorisées par l'organisateur de l'événement et le CCH Hamburg.
Votre contact
Marvin Menge
Chef de projet
+49 511 473147-95
Dominik Evers
Chef d'équipe des ventes
+49 511 473147-95